Procedure aanpassing werkwijze

Deze notitie beschrijft de procedure rondom de ontwikkeling van nieuwe fokwaarden of aanpassingen in de fokwaardenschatting. De procedure moet voor bestuur van GES, TC en AEU een leidraad zijn bij het komen tot de introductie van de door GES gewenste aanpassingen. De jaaragenda van het bestuur voorziet in deze stappen via het ontwikkel & implementatie traject.

Bij aanpassingen in de fokwaardenschatting geldt dat er onderscheid kan worden gemaakt qua grootte of impact van de aanpassing als ook de hoeveelheid werk.

Aanpassingen kunnen in een aantal categorieën vallen:
  1. aanpassing waarbij een fokwaarde voor een nieuw kenmerk of nieuwe/andere methodiek wordt ontwikkeld voor gebruik bij de fokwaardenschatting
  2. aanpassing in bestaande fokwaardenschatting, waarbij een edit op data wordt aangepast of waarbij een nieuwe set parameters wordt gebruikt.
  3. aanpassing in presentatie van fokwaarden
  4. aanpassing in publicatie van fokwaarden (eisen aan wel/niet publiceren van fokwaarden)
Voor categorie A geldt dat bij fase 1 wordt begonnen. Voor categorie B, C en D geldt dat er in principe bij stap 10 (fase 3) kan worden begonnen.

Procedure met tijdschema voor aanpassingen in de fokwaardenschatting:
Aanpassingen worden jaarlijks doorgevoerd in de fokwaardenschatting van april. De hieronder genoemde tijdstippen in het 16-stappen plan zijn de laatst mogelijke tijdstippen. Elke stap moet afgerond zijn op het aangegeven tijdstip ten opzichte van het eerste officiële introductiemoment.
Tijd vóór introductiedatum Actie Stap
Fase 1: ontwikkeling/analyse
> 14 maand Discussie in TC GES over mogelijke aanpassing en/of ontwikkeling door rekencentrum. TC GES geeft hierover een advies aan GES bestuur.
> 14 maand GES-bestuur neemt een besluit over een aanpassing en/of ontwikkeling en maakt dit kenbaar aan het rekencentrum. Dit is een opdracht tot onderzoek/analyse. 1
> 14 maand Onderzoek/ontwikkeltraject wordt gestart door het rekencentrum. Rekencentrum geeft aan hoeveel tijd dit traject nodig heeft qua werktijd als doorlooptijd. 2
> 14 maand Rekencentrum legt resultaten van het ontwikkel/analyse-traject voor aan TC GES.
14 maand (feb) Advies van TC GES naar GES-bestuur over de resultaten van het ontwikkeltraject of analyse en advies omtrent het starten van een implementatietraject. Advies gaat via het verslag van TC vergadering naar het bestuur 3
13 maand (mrt) Besluit bestuur GES voor start van een implementatietraject, dat begint met een testrun ten behoeve van GES. GES-bestuur meldt dit aan het rekencentrum. Melding van besluit gaat per brief van GES naar het rekencentrum 4

5
Fase 2: testrun tbv GES - intern
12-10 maand (apr) Rekencentrum bereidt een officiële testrun voor en voert een testrun uit waarbij de aanpassing is toegepast. Rekencentrum geeft naar GES aan hoeveel tijd de aanpassing kost, wanneer de aanpassing ingepland wordt en wanneer het gereed is. Om geïntroduceerd te worden in april in het volgende kalenderjaar moet het verslag van de testrun uiterlijk begin juni gereed zijn. Wanneer een besluit, genomen in maart, veel werk is of dat er bij het rekencentrum geen tijd is voor extra werkzaamheden dan kan het betekenen dat de aanpassing niet voor juni wordt getest, waarmee de introductie van een aanpassing een jaar later wordt gerealiseerd. 6
9,5 maand (jun) Resultaten testrun Na aanpassing worden besproken door TC. Een advies gaat naar GES-bestuur. Advies gaat via het verslag van TC-vergadering naar het GES-bestuur. (Richtperiode: 2e helft van juni). 7
8,5 maand (jul) Bestuur GES besluit ja/nee verandering o.b.v. advies van TC. Melding van besluit gaat per brief van GES naar het rekencentrum. (Richtperiode: maand juli, minimaal 2 weken na TC i.v.m. beschikbaar zijn van verslag TC). 8

9
Fase 3: tesrun tbv klanten GES - extern: acceptatiefase
7,5 maand (aug) Laatste testrun gebruik makend van data van augustus fokwaardenschatting. (Richtperiode: medio augustus tot medio september). 10
6,5 maand (8 sep) Testrun naar eigenaren van stieren, gelegenheid tot inspraak. Stiereigenaren worden gevraagd middels het terugsturen van een formulier welke opmerkingen men heeft en of de aanpassing ingevoerd kan worden. 11
5,5 maand (8 okt) Testrun naar Interbull testrun (indien nodig): start 2e week september, duur: 1 maand. 10
5 maand (15 okt) Rekencentrum maakt verslag van testrun (nationaal en Interbull)
4,5 maand (nov) Resultaten testrun (nationaal en Interbull) en reacties van stiereigenaren worden besproken door TC. Tevens is een aangepast E-hoofdstuk beschikbaar. Een advies gaat van TC naar bestuur GES. Advies gaat via het verslag van TC-vergadering naar het bestuur. (Richtperiode: 2e helft van november)) 12
4 maand (dec) Bestuur GES besluit ja/nee verandering obv advies van TC. Melding van besluit gaat per brief van GES naar het rekencentrum. 12
Bestuur geeft eventuele (kleine) aanpassingen o.b.v. advies van TC GES aan.(Kleine aanpassingen zijn aanpassingen die geen invloed hebben op de Interbull evaluatie en geen wezenlijke invloed hebben op fokwaarden van stieren). (Richtperiode: maand december, minimaal 2 weken na TC ivm beschikbaar zijn van verslag TC). Bestuur GES besluit ja/nee verandering obv advies van TC. Melding van besluit gaat per brief van GES naar het rekencentrum. 13
3 maand (jan) Rekencentrum zet software naar productieomgeving en voert daarbij geen aanpassingen meer door. 14
Fase 4: in productie
3 maand (jan Informatie naar ontvangers van fokwaarden over aanstaande wijzigingen in kenmerken en definities ten behoeve van de het kunnen verwerken van fokwaarden in databases, etc. Actie door rekencentrum. 15
3 maand (jan) Melding in GES Nieuwsflits van aanpassing bij fokwaardenschatting in april. 15
1 maand Start fokwaardenschatting.
0 Eerste publicatie van fokwaarden uit aangepaste fokwaardenschatting tegelijk met reguliere publicatie van fokwaarden. De aanpassing wordt vermeld onder het kopje nieuws bij de perspublicatie op internet. 16